Sprawna komunikacja ma ogromne znaczenie dla efektywnej pracy zespołowej. A ponieważ obecnie praca w grupie stała się bardzo często stosowaną metodą działania w wielu organizacjach, kompetencje komunikacyjne osób zapraszanych do zespołów nierzadko są równie ważne co ich kompetencje merytoryczne. Osoby, które nie potrafią się porozumieć z innymi, często popadają w konflikty lub nie potrafią jasno wyrazić swoich intencji, mogą stać się zagrożeniem dla osiągnięcia celu przedsięwzięcia. Trudności komunikacyjne w zespołach roboczych mogą także przyczynić się do powstawania konfliktów i spadku satysfakcji oraz zaangażowania w pracę. Pewne nawyki w prowadzeniu dyskusji grupowych mogą albo przyczynić się do większej kreatywności zespołu albo wręcz przeciwnie do powstania rozwiązań przeciętnych lub niezgodnych z oczekiwaniami. Jaka więc powinna być poprawna komunikacja w zespole? Przede wszystkim częsta, bezpośrednia i otwarta. Im częściej członkowie zespołu mają szansę rozmawiać ze sobą, tym większe prawdopodobieństwo, że unikną nieporozumień czy niedomówień. Komunikacja jest też sprawniejsza, gdy odbywa się twarzą w twarz, choć – co pokazały niedawne doświadczenia pandemii Covid-19, nie zawsze jest możliwe. Gdy jednak nie ma ku temu obiektywnych przeszkód, bezpośrednia komunikacja przynajmniej w kluczowych momentach pracy zespołu (np. na początku czy w przypadku pojawiających się trudności) nie powinna najlepiej odbywać się przez wideokomunikatory. Pozwala to nie tylko na większą precyzję komunikacji, ale także na zaciśnięcie więzi między członkami zespołu. Jeśli jednak już konieczne jest komunikowanie się zdalne, w literaturze tematu można znaleźć opinie, iż najefektywniejsze są te media, które umożliwiają porozumiewanie się przy największej liczbie kanałów komunikacyjnych, czyli kolejno: wideokonferencja (podczas której rozmówcy widzą się i słyszą), rozmowa audio (gdy rozmówcy tylko słyszą się nawzajem), komunikat pisany (np. mail). Za najmniej efektywne uważane są krótkie pisemne formy komunikacji, jak sms czy wiadomość na czacie.

Bardzo ciekawe badania dotyczące roli komunikacji przeprowadził Alex Pentland z Massachusetts Institute of Technology (MIT) [1], a które zostały opublikowane przez Harvard Business Review pod znaczącym tytułem „The New Science of Building Great Teams. The chemistry of high-performing groups is no longer a mystery”, czyli “Nowa nauka budowania wybitnych zespołów. Chemia efektywnych grup przestaje być tajemnicą”. Pentland do swoich badań wykorzystał specjalistyczne urządzenie w postaci elektronicznego czytnika sygnałów interakcji między członkami zespołów, takich jak: częstość zachodzącej komunikacji, ton głosu, a nawet odległość między osobami. W analizie nie uwzględniano jednak, o czym członkowie rozmawiają, a tylko w jaki sposób i jak często. Zespół Pentlanda przeprowadził swoje badania w wielu różnych organizacjach, takich jak banki, szpitale czy call center. Łącznie w ciągu siedmiu lat przebadano 2,500 osób z 21 organizacji. Te imponujące dane umożliwiły odkrycie pewnych prawidłowości, na podstawie których Pentland stwierdził, że to, w jaki sposób zespół komunikuje się ze sobą, ma większe znaczenie dla jego efektywności niż inne czynniki, takie jak: inteligencja członków zespołu, czynniki osobowościowe, umiejętności czy przedmiot rozmowy. Jednym z kluczowych czynników była częstość komunikacji pozaformalnej, czyli poza oficjalnymi spotkaniami czy zebraniami. Kiedy badacze zalecili jednej z badanych firm, by zorganizowała przerwy kawowe dla pracowników w taki sposób, by wszyscy spędzali je wspólnie, okazało się, że znacząco wpłynęło to na efektywność pracy. Średni czas załatwiania spraw przez najmniej efektywne zespoły call center spadł o \( 20\% \) a dla wszystkich zespołów średnio o \( 8\% \).

Wprowadzając takie proste rozwiązanie we wszystkich oddziałach firmy, prognozowany wzrost produktywności oszacowano na 15 milionów dolarów. W artykule Pentlanda można znaleźć ciekawe wizualizacje tego, w jak różny sposób przebiegała komunikacja w badanych zespołach. Ogólny wniosek z tych badań jest taki, że im częstsza była komunikacja między wszystkimi członkami zespołu a także pomiędzy różnymi zespołami tej samej organizacji, tym większa była ich efektywność. Udało się ponadto wyróżnić pięć charakterystyk efektywnych zespołów:

1. Wszystkie osoby w zespole mówią i słuchają w równym stopniu, utrzymując swój komunikat w zwięzłej formie.
2. Członkowie zespołu są zwróceni do siebie twarzą, a ich wymiany zdań i gesty są dynamiczne.
3. Członkowie zespołu porozumiewają się ze sobą bezpośrednio, nie tylko poprzez kierownictwo.
4. Członkowie zespołu prowadzą poboczne rozmowy poza głównym wątkiem zespołu.
5. Członkowie zespołu cyklicznie przerywają pracę, podejmują eksplorację poza zespołem a następnie wrażają z nowymi informacjami.

Źródło: APB Speakers, Measure Your Team's Success - Alex "Sandy" Pentland, 23.02.2017 (dostęp 05.12.2020). Dostępne w YouTube: https://youtu.be/1XOjUH0cYRI.

Materiały dodatkowe

1. Pentland, A.: Honest signals: how they shape our world, MIT Press, Cambridge 2008.
2. Charless Duhigg o efektywnych zespołach, projekt Google – zob. Tech Insider, How Google builds the perfect team, 18.07.2016 (dostęp 05.12.2020). Dostępne w YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=v2PaZ8Nl2T4&t=42s.
3. Melissa Marshall o komunikacji z inżynierami – zob. TED, Talk nerdy to me - Melissa Marshall, 01.06.2012 (dostęp 05.12.2020). Dostępne w TED: https://www.ted.com/talks/melissa_marshall_talk_nerdy_to_me.